Employés
Les employés salariés ont droit à un nombre limité de déductions pour les dépenses liées au travail. En revanche, les employés à commission ont un peu plus de souplesse. Dans les deux cas, il faut satisfaire à plusieurs conditions pour pouvoir déduire de telles dépenses.
Conditions
Actuellement, les frais de bureau à domicile sont déductibles seulement si toutes les conditions ci-dessous sont remplies :
- L’employeur vous a demandé d’engager des dépenses liée à votre espace de travail à domicile pour accomplir les tâches liées à votre emploi. Il ne suffit pas qu’un employé décide de faire du télétravail. La nécessité d’utiliser un bureau à domicile doit être indiquée dans votre contrat de travail.
- Votre employeur ne vous a pas remboursé les frais de bureau à domicile et n’a pas l’intention de le faire.
- Votre employeur vous a remis un formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail dûment rempli et signé par lui. Ce formulaire énumère les dépenses que l’employeur demande à l’employé(e) d’engager et les remboursements ou allocations versés par l’employeur.
- De plus, une des conditions suivantes doit être satisfaite :
- L’espace de travail est l’espace que l’employé utilise pour accomplir les tâches liées à sa fonction ou à son emploi (plus de 50 % du temps) ou
- L’espace de travail est utilisé par l’employé uniquement pour gagner un revenu d’emploi, y compris de façon régulière et continue pour rencontrer des clients ou d’autres personnes dans l’exercice de ses fonctions. Le bureau à domicile doit donc être utilisé seulement pour le travail.
Pour les employeurs qui ont dû changer considérablement la façon dont leurs employés travaillent, on ne sait pas encore si le gouvernement assouplira une ou plusieurs des règles ci-dessus pour permettre aux employés de demander plus facilement des déductions pour frais de bureau à domicile, dans ce contexte très particulier.
Dépenses admissibles
- Si les conditions ci-dessus sont satisfaites, l’employé peut déduire la portion de ses dépenses qui est liée à son espace de travail, par exemple, les frais d’électricité, de chauffage et d’entretien, les produits et articles de nettoyage et les réparations mineures.
- Seuls les employés à commission qui satisfont aux conditions ci-dessus peuvent déduire l’impôt foncier et l’assurance habitation.
- Les employés locataires peuvent déduire le pourcentage du loyer et des frais d’entretien correspondant à l’utilisation de l’espace de travail. Les employés ne peuvent pas déduire les intérêts hypothécaires ni demander la déduction pour amortissement de l’immeuble.
- Tous les employés sont tenus de remplir le formulaire T777, État des dépenses d’emploi pour demander la déduction de ces frais, au moment de produire leur déclaration de revenus des particuliers.
Remarque : reportez-vous à la section intitulée Calcul de votre espace de travail ci-dessous pour déterminer la portion déductible de vos frais de bureau à domicile.
Le montant des frais qu’un employé peut déduire est applicable seulement au revenu d’emploi qui découle de ces frais. Un employé ne peut donc pas utiliser les frais de bureau à domicile pour créer une perte ni appliquer ces frais à une autre source de revenus. Toutefois, la partie inutilisée des dépenses peut être appliquée au revenu d’emploi de l’année suivante, à condition que le revenu déclaré provienne du même employeur.
Si l’employé pense être admissible, il devrait songer à demander à son employeur de remplir un formulaire T2200. Si l’employé déduit des frais de bureau à domicile, il doit tenir un registre de ces dépenses et conserver une copie signée du formulaire T2200 dans ses dossiers, pour le cas où l’ARC demanderait à vérifier ses dépenses.
Règles spéciales pour 2020
Comme annoncé le 30 novembre dernier dans l’Énoncé économique de l’automne 2020, en raison du récent changement dans les modalités de travail de nombreux employés découlant de la COVID-19, l’ARC permettra aux employés travaillant à domicile en 2020 de réclamer la déduction de frais de bureau à domicile jusqu’à concurrence de 400 $, et ce, sans avoir à faire un suivi détaillé des dépenses et sans avoir besoin d’un formulaire T2200 signé. De plus amples renseignements seront communiqués par l’ARC dans les prochaines semaines.
Remboursement
Certains employeurs peuvent proposer une allocation forfaitaire à leurs employés pour l’utilisation de leur bureau à domicile (par exemple, une somme mensuelle fixe). Cette somme fixe est généralement imposable pour l’employé et déductible pour l’employeur.
L’employeur peut aussi choisir de rembourser ses employés pour certains frais de bureau à domicile comme l’achat d’un ordinateur portable, un écran supplémentaire, un bureau ou une chaise. Pour demander le remboursement, l’employé doit habituellement remettre à l’employeur une note de frais, accompagnée des factures correspondantes.
En général, ce remboursement constitue un avantage imposable pour l’employé, car ce matériel est souvent utilisé à des fins personnelles. Toutefois, l’ARC a annoncé qu’en raison du passage au travail à domicile, un remboursement pouvant aller jusqu’à 500 $ pour l’achat d’équipement informatique personnel et de mobilier de bureau à domicile ne serait pas imposable pour l’employé si ce matériel lui permet d’exercer ses fonctions professionnelles à partir de son domicile. Mais n’oubliez pas que si une dépense de travail à domicile précise engagée par l’employé a été remboursée par l’employeur, l’employé ne peut pas déduire ce montant à titre de dépense d’emploi dans sa déclaration de revenus.
Travailleurs autonomes
Comparativement aux employés, les travailleurs autonomes ont beaucoup plus de latitude pour déduire les frais de bureau à domicile. Ils peuvent déduire les dépenses liées à l’utilisation d’un espace à domicile aux fins de l’entreprise si une des conditions suivantes est remplie :
- l’espace de travail est leur principal lieu d’affaires ou
- ils utilisent l’espace de travail seulement pour gagner un revenu d’entreprise, et cet espace est utilisé de façon régulière et continue pour rencontrer des clients ou des patients.
Les travailleurs autonomes peuvent déduire une partie des frais de bureau à domicile auxquels ont droit les employés à commission, ainsi que les intérêts hypothécaires et l’amortissement de l’immeuble. Les travailleurs autonomes qui sont locataires peuvent déduire le pourcentage de leur loyer et des frais d’entretien correspondant à leur espace de travail. Pour demander la déduction de ces frais, il faut joindre la partie 7 du formulaire T2125, État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale à la déclaration de revenus des particuliers. Il faut tenir un registre et conserver les documents justifiant les dépenses engagées.
Reportez-vous à la section intitulée Calcul de votre espace de travail ci-dessous pour calculer le pourcentage des frais déductibles.
Un peu comme dans le cas des employés, les travailleurs autonomes ne peuvent pas utiliser leurs frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise pour créer ou augmenter une perte d’entreprise. Toutefois, ils peuvent reporter à l’année suivante les frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise qui n’ont pas pu être déduits pour l’année en cours.
Demande de la déduction pour amortissement de l’immeuble – Effet sur l’exemption pour résidence principale
Les règles du gain en capital et de la récupération de la déduction s’appliquent si le travailleur autonome demande la déduction pour amortissement de l’immeuble en raison de l’utilisation commerciale de son domicile, puis vend sa maison. Cela pourrait déclencher un impôt inutile.
Si on n’applique pas la déduction pour amortissement de l’immeuble à l’espace de travail, il peut être possible de protéger la totalité du gain en capital sur la propriété au moyen de l’exemption pour résidence principale, si les conditions suivantes sont remplies :
- le propriétaire satisfait aux conditions permettant de désigner la propriété comme sa résidence principale pour toutes les années où il en est propriétaire,
- la propriété est principalement utilisée comme résidence principale et ne sert que de façon accessoire à des fins commerciales et
- on n’a apporté aucune modification structurale à la propriété pour créer un espace autonome séparé.
Il est donc recommandé de prendre conseil auprès d’un professionnel avant de demander la déduction pour amortissement de l’immeuble pour la portion du domicile utilisée aux fins de l’entreprise.
Calcul de votre espace de travail
Pour le calcul du pourcentage des frais de bureau à domicile déductibles, les règles applicables aux employés et aux travailleurs autonomes sont similaires.
Pour déterminer le pourcentage des frais déductibles, vous devez utiliser une base de calcul raisonnable, comme la superficie qu’occupe votre espace de travail, divisée par la superficie totale aménagée de votre domicile (incluant les corridors, les salles de bain, la cuisine, etc.). Dans le cas des frais d’entretien, il pourrait être inapproprié de déduire un certain pourcentage de ces frais. Par exemple, si les frais engagés pour des produits de nettoyage ou de la peinture ont servi à l’entretien d’une partie de la maison qui n’est pas utilisée comme espace de travail, vous ne pouvez pas en déduire une partie. En revanche, si les dépenses engagées pour de la peinture ou autre avaient servi seulement à l’entretien de l’espace de travail, toutes ces dépenses seraient déductibles.
Une dernière mise en garde : attention au caractère raisonnable
Si une portion excessive de la superficie totale aménagée du logement est affectée à l’espace de travail, cela peut représenter un signal d’alarme pour l’ARC. L’ARC peut donc refuser ou réduire la déduction pour frais de bureau à domicile. De plus, si la personne attribue une surface importante de son domicile à son espace de travail, cela peut compromettre l’exemption pour résidence principale, car l’ARC pourrait considérer que la propriété est principalement utilisée à des fins d’entreprise ou d’emploi plutôt qu’à des fins personnelles.
Comme vous le voyez, les règles applicables aux frais de bureau à domicile peuvent être complexes. Votre conseiller IG et votre conseiller fiscal peuvent 
vous aider à y voir plus clair et à déterminer l’incidence potentielle de ces déductions sur vous et votre famille.
